7 Factores a Tener en Cuenta antes de Alquilar una Oficina

Alquilar una oficina es una decisión importante, sobre la que hay que tener en cuenta bastantes cosas que, a priori, no parecen tan importantes o, directamente, resultan desconocidas.

La falta de previsión en este sentido puede conllevar errores de diversa consideración. No solo hablamos de cuestiones logísticas, que pasan por la cabeza de cualquier inquilino, como la ubicación de la oficina, su tamaño, su precio, los servicios, etc. Nos referimos a otros aspectos legales que pueden resultar opacos a priori y que conviene analizar para no acabar asumiendo mayores gastos y tiempo o padecer disgustos.

La licencia del inmueble

Una de las primeras cosas de las que hay que asegurarse son las licencias de uso y actividades del edificio de oficinas, del local o, en general, del inmueble que se va a alquilar para desempeñar una tarea así. Esto se debe realizar pidiendo información al ayuntamiento de la localidad donde se ubica el inmueble y, en caso de que no disponga de dicha licencia, también se puede consultar sobre la posibilidad de obtenerla.

Cuando se haya firmado el contrato, es deber del inquilino tramitar la licencia de apertura específica del negocio o la actividad que va a llevar a cabo en dicho inmueble.

Las certificaciones del edificio

Hoy en día, y sobre todo en edificios modernos y de mayor exclusividad, también es necesario contar con otro tipo de certificaciones, que avalen unas condiciones de calidad, gestión energética y sostenibilidad. Entre estos certificados, se encuentran los ISO 50001, los LEED (plata, oro o platino) y, por último, los de prevención de riesgos laborales.

La seguridad del inmueble

Esto es algo que debería estar en todos los inmuebles dedicados a una actividad comercial o a alojar una oficina, pero es cierto que hay determinados edificios no dedicados a este fin que no cuentan con un sistema de vigilancia como sí lo hacen los centros de negocios modernos.

En este sentido, lo ideal será que el edificio o el centro de negocios cuente con servicios de recepción y control de acceso, así como sistemas de cámaras de vigilancia y seguridad (CCTV) activos y continuos.

Del mismo modo, también hay que contar con un sistema de evacuación, con planos y señalización en el edificio, así como simulacros que se realicen periódicamente (lo habitual es una vez al año).

Condiciones del contrato de alquiler

Éste es uno de los aspectos más importantes a la hora de alquilar una oficina. Aquí hay muchos puntos y cláusulas a los que hay que atender detalladamente, ya que, en caso de disputa, puede suponer una gran pérdida para el inquilino.

Términos como la duración del contrato, la duración mínima de obligado cumplimiento, las actualizaciones de la renta (tanto según índices como el IPC como precios de mercado, etc.) los avales, los depósitos, la realización de obras, las carencias en caso de que éstas sucedan, etc. pueden resultar cruciales y determinar si la firma del contrato resulta definitivamente conveniente para el inquilino.

Igualmente, otros aspectos como la cesión y el subarriendo también deben quedar claros en el contrato, sobre todo en los puntos relativos a los derechos y obligaciones que corresponden al arrendamiento inicial y al secundario.

Distribución de los gastos

Además de las consecuencias económicas que se puedan derivar de alguno de los puntos del contrato, también hay que tener en cuenta las que se implican directamente de su firma.

Nos referimos aquí a los gastos periódicos como los de limpieza, mantenimiento, consumos de agua, luz y gas, telefonía o servicios telemáticos, los seguros, el IBI, etc.

Servicios añadidos al inmueble

Muchos edificios de oficinas y centros de negocios cuentan también con otro tipo de servicios que, en muchos casos, se incluyen en el precio del alquiler. Por eso consideramos que éste es otro de esos aspectos imprescindibles a la hora de negociar un contrato de alquiler de oficinas.

Algunos como los servicios ofrecidos por proveedores externos pueden resultar muy interesantes y convenientes, incluso necesarios. Y, en este sentido, desde los centros de negocio pueden ofrecer condiciones mucho más ventajosas que si se realizan de modo particular por parte del inquilino.

Características físicas de la oficina

Por último, que no menos importante a la hora de formalizar un contrato de este tipo, también hay que atender a las características de distribución y confort que ofrecen los espacios a alquilar.

El contrato debe determinar y dejar claro cuáles son las superficies que se alquilan, y sus particularidades en cuanto a tamaño, propiedades, características técnicas y demás aspectos que puedan influir en la capacidad y desarrollo de la actividad, como la ventilación, temperatura, iluminación, etc

En este sentido, y en caso de que alguno de los aspectos no se correspondiera entre la realidad y lo establecido en el contrato, habría que atender a esos puntos anteriores en los que se establecen las responsabilidades económicas entre inquilino y arrendador para realizar obras y, por supuesto, la posibilidad de establecer un periodo de carencia hasta que las instalaciones cumplan con las características ofrecidas.

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