La Oficina Sin Papel
En las oficinas tradicionales, era habitual ver pasar montañas y montañas de papel. Al principio, todo se escribía a mano o con una máquina de escribir y, posteriormente, aparecieron los faxes, impresoras y fotocopiadoras. Nadie se lo planteaba, pero esto era un gasto en dinero y en recursos naturales enorme, sobre todo en oficinas con muchos empleados y grandes empresas.
Por fortuna, las tendencias van cambiando, y la preocupación por una mayor sostenibilidad se va imponiendo poco a poco. En esto, obviamente, tienen mucho que ver los avances tecnológicos, aunque también la concienciación de los empresarios y los trabajadores. Al final, todo es cuestión de saber organizarse y mentalizarse, con el fin de lograr una nueva manera de trabajar que resulte más eficiente y que permita no solo un modo más moderno de llevar a cabo las tareas, sino también más respetuoso con el medio ambiente y, a la larga, mucho más ventajoso en términos económicos.
Por esa razón, vamos a explicar a continuación cuáles son las ventajas de trabajar en una oficina sin papel y por qué debería tenerlo en cuenta como uno de los próximos pasos a tomar en la modernización de sus instalaciones y métodos de trabajo.
Ventajas de una oficina sin papel
Las ventajas de una oficina sin papel son muchas, más allá de las obvias que se pueden pensar al hablar del concepto. Vamos a tratar de abordar todas y cada una de ellas a continuación, con el fin de que sea más fácil entender cuál es el beneficio que se puede obtener al implantar esta metodología en el lugar de trabajo.
- Ahorro económico: Éste es un aspecto muy importante para mucha gente –lo debería ser para todo el mundo– y también es uno de los factores que más inciden a la hora de abordar un cambio de mentalidad empresarial como éste.
El ahorro económico se produce, en primer lugar, por la reducción en la inversión de materiales de oficina, principalmente en el propio papel, aunque también en todos los elementos que intervienen en su uso. Se puede hablar sin ninguna duda en un menor coste en impresoras, fotocopiadoras y faxes, cuya adquisición ya supone una partida importante, a la que luego hay que sumar el mantenimiento, reparaciones y, por supuesto, la tinta, que también resulta costosa.
- Ahorro espacial: Si se consigue prescindir de estos elementos anteriores, también se logrará un ahorro en el espacio ocupacional y esto, por su parte, también facilitará un mayor aprovechamiento de los metros disponibles en la oficina para otros usos y personal o, visto de un modo distinto, el poder acceder a instalaciones de menor tamaño, que resultarán normalmente más económicas
- Mayor eficiencia: Con la digitalización de los documentos o, directamente, el manejo continuo de documentos digitales, se consigue una mayor accesibilidad a éstos. No solo se podrán consultar y manejar por distintas personas sin necesidad de desplazamiento o de realizar múltiples copias, incluso aunque se haga al mismo tiempo, sino que también se puede hacer desde cualquier ubicación que cuente con una conexión a internet. Además de esto, hay que contar también con una mayor rapidez, ya que el acceso es instantáneo, sin necesidad de dedicar ese tiempo a la búsqueda e identificación del documento que se requiera, que muchas veces incluso conlleva la intervención de más de una persona.
- Más flexibilidad para el trabajador: Aunque el proceso de transformación hacia una oficina sin papeles pueda parecer complicado, sobre todo al principio, no lo es tanto. Solo hay que sistematizar un proceso y una metodología y luego todo irá fluido, de un modo que los trabajadores serán los máximos beneficiados. La digitalización de los documentos y el acceso a ellos desde cualquier ubicación y en cualquier momento les permitirá un ahorro de tiempo que se puede convertir en una mayor flexibilidad e, incluso, le abre las puertas a la posibilidad del teletrabajo, algo tan demandado hoy en día y que también permite una mayor productividad en determinados casos y un ahorro de costes para la empresa.
- Mayor seguridad: La digitalización de los documentos permite, primeramente, un acceso mucho más controlado a los mismos, ya que se pueden disponer los permisos de un modo completamente personalizado y, a la vez, se puede trazar quién, cuándo y cómo los maneja. Además, hacer copias de seguridad de los mismos no es un proceso costoso ni que requiera de grandes recursos temporales ni personales. Pero, sobre todo, se evita, de una vez y por todas, la vulnerabilidad del papel como medio físico, tan delicado en su manejo y tan expuesto a accidentes o intervenciones que puedan alterarlo.
Con todo esto, creemos firmemente que la apuesta por una oficina sin papel es algo que, desde los primeros momentos, aporta grandes ventajas y beneficios a la empresa, a los trabajadores y a la productividad. Además, la tendencia de eliminar el papel y digitalizar es cada vez mayor, y siempre conviene estar al día, no solo para seguir siendo pujantes en términos empresariales, sino porque facilita la interacción con todo tipo de agentes externos, ya sean clientes, proveedores, comerciales, etc.
