La Sala de Reuniones Ideal

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Las salas de reuniones son un elemento muy importante para muchas empresas. Es cierto que las más pequeñas pueden no necesitar una sala de reuniones de un modo imperante, pero también es verdad que, para muchas, por su número de empleados o por sus habituales encuentros con clientes o proveedores, resultan absolutamente imprescindibles.

A la hora de configurar los espacios de una oficina y, en concreto, de pensar en este tipo de habitáculos, es importante analizar cuestiones como el mobiliario y la disposición, con el fin de conseguir unas salas funcionales y eficientes.

¿Cómo ha de ser una sala de reuniones moderna?

Una sala de reuniones puede decir mucho de una empresa. Su diseño y equipamiento puede resultar clave a la hora de aumentar la productividad de los empleados o la satisfacción de los invitados.

Lo primero que hay que conseguir en una sala de reuniones, y no solo en una moderna, sino en todas ellas, es un orden y una limpieza impecables. El hecho de disponer de espacios amplios y limpios facilita el acceso, crea buena imagen y favorece una mayor comunicación y trabajo entre los asistentes.

El mobiliario de una sala de reuniones

Entre el mobiliario de una sala de reuniones hay dos elementos absolutamente imprescindibles y que se pueden encontrar en todas ellas:

• Una mesa amplia: éste es el elemento central y, probablemente, más importante de la sala de reuniones. El tamaño de la mesa ha de ser amplio, lo suficiente como para acoger al número de participantes habituales en las reuniones y que permita a todos trabajar cómodamente y tener una visión conjunta de lo que allí se trata y trabaja.

• Sillas cómodas: siempre se habla de la importancia de unas sillas cómodas para que los empleados puedan pasar horas trabajando sin molestias físicas. En las salas de reuniones, las sillas deben tener otras características. La diferencia es que, al no estar destinadas para tantas horas seguidas de trabajo continuo ni necesitan de tanta movilidad, pueden ser un poco más ligeras y manejables. Esto no quita que hayan de ser confortables y que permitan una postura cómoda para trabajar.

• Aparte de estos dos elementos, tampoco suelen faltar algún mueble o estanterías, en los que se pueden depositar o almacenar artículos de oficina como archivadores, folios, bolígrafos, rotuladores, borradores, etc. El diseño y disposición de éstos también puede influir en la imagen global de la sala de reuniones y tiene que estar acorde con el resto del mobiliario y con la imagen que la empresa quiere dar de este espacio.

El equipamiento de una sala de reuniones

La mesa y las sillas son elementos básicos, pero no son los únicos que han de estar presentes en una sala de reuniones moderna. Desde hace años, son habituales elementos tecnológicos como televisiones, pantallas y ordenadores, adaptándose a las evoluciones que dictan los tiempos modernos. Hoy en día, podemos considerar que el equipamiento necesario para que se pueda trabajar con todas las herramientas posibles es el siguiente:

• Conexión wifi: la conectividad es uno de los aspectos más importantes en los espacios de trabajo y prácticamente todo el mundo acude a las reuniones con algún dispositivo móvil u ordenador portátil. Las conexiones wifi no solo permiten acceder a determinados archivos y documentos, sino que también permiten compartirlos y modificarlos en el momento, lo cual supone una mayor inmediatez y productividad.

• Pantalla y proyector: las pantallas son de esos elementos que llevan años presentes entre el equipamiento de una sala de reuniones. Pero, hoy en día, más que para reproducir contenidos audiovisuales como hace décadas, sirven para transmitir, a través de un proyector, los contenidos que se tengan en los ordenadores o en otros dispositivos. También se pueden utilizar para realizar videoconferencias, haciendo partícipes a otros asistentes a la reunión que no se encuentren en la misma ubicación física.

• Pizarra: las pizarras grandes también son útiles, de un modo más analógico, para plasmar ideas, planes o propuestas de trabajo. Sirven para comunicar de un modo rápido y ágil a todos los asistentes y a mucha gente le gusta utilizarlas por su facilidad de uso, aunque cada vez están más sustituidas por elementos digitales.

• Cámaras y micrófonos: las cámaras también pueden ser muy útiles a la hora de retransmitir para video conferencias, en el caso de que el asistente externo tenga que visibilizar a más de una persona. Y, también en el caso de salas de reuniones de tamaño grande, los micrófonos pueden ser necesarios para que todos los participantes tengan voz y oído en los encuentros.

• Dispensadores de agua, neveras, cafeteras: para una mayor comodidad de los participantes en las reuniones –sobre todo si éstas son largas–, al igual que de los empleados en una oficina, siempre es conveniente contar con algún tipo de elemento que permita hidratarse o amenizar la sesión. Una cafetera, un dispensador de agua o, en su defecto, una nevera, son artículos que siempre se agradecen y que mejoran el ambiente y la productividad.

La disposición en una sala de reuniones

La manera de colocar los muebles y los demás elementos de las salas de reuniones también puede influir en la imagen y en la eficiencia de las mismas. Hay condicionantes, como la forma y el tamaño del habitáculo, pero lo más habitual es que la mesa sea amplia y de forma rectangular, con sillas a su alrededor y, en uno de sus extremos, la pantalla y la pizarra, visibles desde cualquier puesto de la sala.

En ocasiones, también se puede optar por una mesa redonda, que permite una fuerte y cercana comunicación y exposición de los temas a tratar en las reuniones, pero que, en su caso, puede limitar la facilidad de visión a una pantalla o a dispositivos digitales.

En conclusión, las salas de reuniones actuales buscan y necesitan, como el conjunto de las instalaciones de cualquier empresa actual, una combinación entre funcionalidad y modernidad. La inclusión de elementos tecnológicos, junto con una fluidez en la disposición del mobiliario y la superficie disponible son la clave y la base sobre la que se construyen estos espacios imprescindibles en la mayoría de las empresas.

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